Los tiempos cambian y, con ellos, la forma de trabajar. Lo que antes se consideraba imposible ahora son cualidades imprescindibles, y otras han sido relegadas a un segundo plano. Los nuevos trabajadores del conocimiento deben de estar preparados para altos grados de stress y para cualquier cosa que toque afrontar a lo largo de la jornada; lo que les convierte en una pieza clave dentro de la empresa.

Se entiende la productividad como la capacidad de maximizar tu rendimiento, y ésta se ve condicionada por nuestros hábitos y circunstancias. Por lo que nuestra productividad se verá afectada por el entorno personal y laboral y nuestra predisposición en el trabajo.

Con los nuevos tiempos, cada vez hay más distracciones a nuestro alrededor: el móvil, el correo, la red… Tenerlo todo a un solo toque es una ventaja, pero también un obstáculo a la hora de ser productivo 100% si no somos capaces de organizarnos.

Por ello, ser capaces de administrarnos y de maximizar nuestros recursos hará que nuestra productividad mejore, al igual que nuestra calidad de trabajo.

A continuación os enunciamos algunas claves para conseguir ser más productivo:

“Getting things done”

El GTD fue enunciado por David Allen en su libro homónimo como el método para gestionar las actividades. Allen no se centra en priorizar las actividades, si no en clasificarlas en listas según tareas específicas, facilitando así el almacenamiento y el seguimiento de las tareas. Esto ayudará a recordar tareas relacionadas que podrían olvidársenos de cualquierr otra forma.

Disfrutar con lo que hacemos

No es nada disparatado afirmar que una persona no puede ser productiva si no disfruta de lo que esta haciendo.

Disfrutar del trabajo es una de las mayores motivaciones que puede tener el trabajador. Ir a trabajar a disgusto, sentir desgana u odiar el comienzo de la semana no es un estado propio de la mejora de productividad ni de probar cosas nuevas con el fin de mejorarla.

Como bien dijo Steve Jobs en su discurso de Stanford, si tu respuesta a si disfrutas con lo que haces es “no” durante varios días seguidos, replantéate lo que haces o cómo lo haces.

Estar preparado para cualquier cosa

En el entorno laboral, y sobre todo en determinados puestos de trabajo, hay que estar preparado para cualquier cosa que te pueda venir.

Tener las cosas claras, enfocar el trabajo desde diferentes puntos de vista, ser más creativo, estructurar el trabajo de forma eficiente y saber relajarse para evitar el stress son habilidades clave si se quiere ser un trabajador versátil.

Cuidar las relaciones laborales

Las relaciones dentro y fuera del puesto de trabajo son vitales para mejorar nuestra productividad. La confianza y comodidad con los compañeros, clientes y superiores nos ayudarán a aumentar nuestra calidad.

Trucos para mantener las relaciones activas es interesarte por ellos, no sólo en sus aspectos laborales, también en los personales, evitando un estancamiento en el contacto. En cuanto a los nuevos miembros que pueda haber en tu círculo laboral, ayúdales a integrarse; nunca se sabe cuándo vas a necesitar de su ayuda y puede ayudar a enriquecerte profesional y personalmente.

Aún así, debes de saber diferenciar entre un amigo y un compañero de trabajo; muchas veces los términos pueden confundirse y entremezclarse, llevando a malentendidos y desencantos cuando se espera de esa persona un comportamiento que no es el propio de un compañero de trabajo.

Mantener la agenda al día

El cerebro humano, aunque multitarea, puede saturarse. Intentar recordar todo lo que ocurre y debemos hacer a lo largo de nuestro día es –muchas veces- imposible de realizar. Apuntar todos nuestros compromisos en una agenda nos evitará de situaciones incómodas y de que nos olvidemos de tareas.

Apunta las cosas que van surgiendo en el momento, evitando así olvidos innecesarios.

Pero recuerda: sólo mete en la agenda lo que tenga fecha y hora. Planificar los compromisos sin fecha puede descuadrar aquellos que si la tengan, lo que aumente tu estrés y haga que replanifiques toda tu agenda por nada. Y acuérdate de revisar tu agenda semanalmente y de eliminar aquellas tareas ya realizadas.

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy

Si te has –o te han- planteado compromisos para el día, no los vayas dejando; realízalos. Ir posponiendo las tareas no hará más que se terminen olvidando. Lo mejor es priorizar por la mañana las tareas a realizar; empezar con los compromisos que puedan suponer un avance en tus proyectos mejorará tu rendimiento y tendrás más tiempo después para los asuntos secundarios.

Además, si un compromiso te lleva menos de 2 minutos, independientemente de su importancia, realízalo inmediatamente. Hacerlo en ese instante te llevará menos tiempo que procesarlo, añadirlo a una lista, acordarte de hacerlo, etc.

 Prioriza

Analiza seriamente cada compromiso que te llegue y valora si es estrictamente necesario llevarlos a cabo. A menudo llenamos nuestro tiempo con compromisos secundarios o ficticios que nos roban mucho tiempo de lo realmente importante.

Para ello comienza a utilizar un sistema de organización mediante listas. Clasifícalas por su contexto o conjunto de actividades, según los recursos que utilices para realizarlas o su ubicación (por ejemplo, cosas que hacer en la oficina; con el ordenador, etc.)

 Archiva todo lo que realices

Procura mantener un sistema de archivos sencillo de todo lo que realices y del material o referencias utilizadas. El formato digital te ahorrará espacio y te será más fácil de recuperar la información para futuras búsquedas. Y nunca dejes pilas de papeles en proceso de archivar, ya que nunca lo harás.

Del mismo modo, lleva un registro de todo lo que hagas: tus logros, tus fallos, etc. De esta forma podrás conocer mejor los errores cometidos, tu forma de solventarlos, los logros que has conseguido; lo que te ayudará a mejorar tu calidad de trabajo y a motivarte a superarlo.

 Planifica tu tiempo y energía

Por mucho que queramos realizar más, tenemos que ser consecuentes con nuestra capacidad diaria. Saber del tiempo del que disponemos y de la energía que podemos gastar hará que prioricemos nuestros compromisos y los realicemos de forma más eficiente.

Para ello también es necesario guardar algo de nuestro tiempo para descansar y relajarnos. La productividad requiere de energía, por lo que debemos de recargarla para poder seguir adelante, entre lo más importante está dormir y descansar lo suficiente. Además, desconectar cada cierto tiempo de lo que se está haciendo ayuda a relajar la mente y volver más fresco a las tareas.

Segmenta las tareas

Para poder realizar tus tareas de una forma más productiva lo mejor es localizar aquellas que sean más complejas y desglosarlas en bloques de tiempo,  así evitarás la saturación.

Así mismo, organiza las tareas sencillas y del mismo tipo (por ejemplo, responder a los emails) en un mismo bloque y estipula un tiempo para realizarlas. Intenta –en la medida de lo posible- intercalar los bloques de tareas complicadas con los bloques de tareas secundarias, descansando un promedio de 10 minutos entre unas y otras.

Pero, sobre todo, no practiques la Multitarea. Una cosa es intercalar las actividades para evitar la saturación y otra realizar varias a la vez. Esto sólo se puede realizar si las tareas requieren de poca concentración.

Tómate unos minutos antes de empezar

Comenzar a trabajar es una actividad que gasta tiempo y esfuerzo, por lo que tomarse unos minutos antes de ello ayudará a centrarte y a despejar otras actividades de nuestra cabeza. Las preocupaciones pueden suponer un lastre en nuestra productividad. Lo mejor es localizar estas preocupaciones, pensar en formas de solventar con objetivos a medio y largo plazo y llevarlos a cabo como una tarea más.

Las interrupciones son también un gran enemigo de la productividad. Algunas son inevitables, pero otras se pueden evitar e incluso controlar. Evita en la medida de lo posible llamadas telefónicas, correos de fuera del trabajo, etc.

 Existen muchas formas más de mejorar la productividad. No es un asunto inmediato, necesita de práctica y dedicación; pero con un poco de esfuerzo y paciencia el rendimiento puede mejorar notablemente. Lo que se debe de recordar es ser constante en la tarea de aumentar la prodcutividad, y nunca darnos por vencidos.