Los emails son la forma de comunicación más usada en el trabajo. Tanto dentro como fuera de las empresas comunicar a través de mails se ha convertido en la forma más rápida, eficaz y practica.

Cada año, escribimos muchísimos correos electrónicos y ese gesto (ya tan habitual y casi mecánico) nos puede robar muchísimo tiempo precioso y energía, especialmente si no sabemos cómo gestionarlo.

Además nadie nos enseña a escribir emails, y pocos saben que es un medio de comunicación que influye en manera consistente en la productividad diaria.

Con algunas sencillas tips, lograrás reducir el tiempo empleado en esta tarea, evitar malentendidos.

Escriba solo si es necesario

Antes de ponerte a escribir el texto piensa si realmente es necesario. No siempre es la mejor forma de solucionar problemas o consultar algo. Además ten a mente que un email de ida generará, como mínimo, otro de vuelta.

Sé claro, simple y breve

Enfócate en lo que es más importante. Evita las frases eternas y no escribas mails excesivamente largos que roben demasiado tiempo a las personas que lo reciban. Cuando tienes claro lo que quieres contar y además lo haces deliberadamente breve, ese mensaje es un éxito. Una de las grandes ventajas de usar este medio de comunicación es que te permite responder inmediatamente.  Entonces a la hora de escribir hazlo lo más simple y rápido que puedas.

Usa tus modales

Para poder generar buenos vínculos con tus colegas, es importante que no te olvides de ser correcto cuando escribas emails. Saluda, agradece y pide perdón si necesario. Pero a veces y con quien ya tienes una relación (amigos, compañeros, clientes habituales) puedes evitar muchos modales y irte directo al punto.

Utiliza las respuestas prediseñadas

Hay muchísimos correos en los que una y otra vez estás escribiendo siempre lo mismo (instrucciones, información recurrente, datos de contacto, confirmaciones de pedidos, etc.). En este caso, puedes utilizar alguna aplicación para automatizar textos (Gmail por ejemplo tiene dentro de Labs la opción “respuestas prediseñadas”.)

Controla el texto antes de enviar

Muchos malentendidos, confusiones y cadenas interminables de mensajes se crean porque no leemos bien lo que enviamos o recibimos. Una rápida lectura final nos asegurará que estamos respondiendo a lo que nos pedían o que estamos indicando todos los datos necesarios.

Redacta un buen “Asunto”

El asunto es muy importante, como el titular de una noticia, debe resumir bien lo expuesto dentro del mensaje. Eso le ayudará a la otra persona a interpretarlo rápidamente sin abrirlo, a darle prioridad o no.

Elige el destinatario

Habiendo escrito el mensaje, repasado y redactado un buen asunto, ya puedes elegir el destinatario. Haciéndolo al final te aseguras que no lo envíes accidentalmente a la persona equivocada antes haberlo terminado o sin haber adjuntado un documento importante.