Las reuniones de trabajo son temidas por gran parte de los trabajadores que, en numerosas ocasiones, las consideran una pérdida de tiempo. Sin embargo, hay opciones para convertirlas en productivas y hacer de ellas un foro de dónde salgan buenas ideas y estrategias de departamento muy válidas. A continuación, ofrecemos algunos consejos para conseguir que sean provechosas:

- Objetivos marcados. Las reuniones informativas a menudo se alargan y no tienen mucho sentido puesto que hacerlo vía mail es más rápido y nadie se ve obligado a abandonar su puesto de trabajo ni dejar de hacer algo importante. Por tanto, si esta se produce debe ser con algún fin y, por tanto, hay que marcarse los objetivos que queremos conseguir en la misma.

- Hacer saber el propósito de la reunión antes de que se produzca para que los integrantes de la misma llevan los temas preparados y vayan pensando ideas previas a la misma; de esta manera se ahorrará mucho tiempo y se evitarán las divagaciones.

- Aunque parezca obvio se debe definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.

- Se debe evitar debatir sobre temas que no están en la agenda de la reunión porque está podría alargarse hasta el infinito. Los puntos a tratar deben estar bien marcados y los que salgan espontáneamente y sean interesante se pueden postergar para una segunda reunión.

- Fomentar la participación. Cada miembro del equipo debería expresar su propia voz y que sus intereses sean reconocidos y tenidos en cuenta durante la reunión. Todos tenemos cosas válidas que aportar y se debe tener en cuenta a todo el equipo.

- Evitar reuniones multitudinarias. Es mejor hacerlas en pequeños grupos de trabajo para conseguir que estas sean más productivas y los participar puedan expresarse mejor.

- Sacar conclusiones. Se deben resumir las conclusiones tras la reunión así como tomar nota de los progresos conseguidos. Se deben tomar decisiones y asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de ejecución.

- Programar otra reunión, si fuera necesario si se han quedado cosas importantes en el tintero.